Privacy notice (Art. 13/14 GDPR)
How Club Ops processes personal data on behalf of the venue acting as Controller. This notice covers staff, artists, promoters, and other data subjects whose data is processed within Club Ops.
Controller
The Controller is the venue you work with. Their contact details are in the venue's local privacy documentation; Club Ops only acts as Processor on the Controller's documented instructions.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die Veranstaltungsstätte (Auftraggeber), für die Sie tätig sind. Deren Kontaktdaten finden Sie in der Datenschutzdokumentation der Veranstaltungsstätte; Club Ops handelt ausschließlich als Auftragsverarbeiter auf dokumentierte Weisung.
Processor
Club Ops Operator processes your data on behalf of the Controller. See the sub-processors list for every other entity that may receive data.
Club Ops verarbeitet Ihre Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Eine vollständige Liste der Subunternehmer finden Sie unter /legal/sub-processors.
Categories of data
Master and contact data, working-time data, compensation data, qualifications, uploaded documents, internal messages.
Stamm- und Kontaktdaten, Arbeitszeitdaten, Vergütungsdaten, Qualifikationen, hochgeladene Dokumente, interne Nachrichten.
Purposes
Shift planning, time tracking, payroll preparation, guest-list and door operations, artist and booking management, internal communication.
Schichtplanung, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung, Gästelisten- und Türbetrieb, Künstler- und Bookingverwaltung, interne Kommunikation.
Legal basis
Art. 6 (1) (b) GDPR (performance of an employment or service contract) and Art. 6 (1) (f) GDPR (legitimate interest in operating the venue). Consent (Art. 6 (1) (a)) applies to optional features such as the AI assistant and bot messaging.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Beschäftigungs- oder Dienstverhältnisses) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Veranstaltungsbetrieb). Für optionale Funktionen (KI-Assistenz, Bot-Messaging) gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Recipients
Sub-processors listed at /legal/sub-processors. No further disclosure to third parties without a separate legal basis.
Subunternehmer gemäß /legal/sub-processors. Keine weitere Offenlegung an Dritte ohne gesonderte Rechtsgrundlage.
Third-country transfers
Primary processing in the EU. US sub-processors (Anthropic, OpenAI) are engaged under Standard Contractual Clauses.
Hauptverarbeitung in der EU. US-Subunternehmer (Anthropic, OpenAI) werden auf Grundlage der Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 herangezogen.
Retention
Aligned to legal retention periods (10 years for payroll-relevant data, 90 days for soft-deleted records, 18 months for internal messages).
Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Pflichten (10 Jahre für lohnrelevante Daten, 90 Tage für weiche Löschungen, 18 Monate für interne Nachrichten).
Your rights
Access (Art. 15) — via the data export at /export. Rectification (Art. 16). Erasure (Art. 17) — via the deletion request workflow. Restriction (Art. 18). Portability (Art. 20) — via the data export. Objection (Art. 21). Complaint to the supervisory authority.
Auskunft (Art. 15) — über den Datenexport unter /export. Berichtigung (Art. 16). Löschung (Art. 17) — über den Löschanforderungs-Workflow. Einschränkung (Art. 18). Portabilität (Art. 20) — über den Datenexport. Widerspruch (Art. 21). Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.